Pré-événement :

· Sélection : Intégration de l'ensemble des équipes artistiques et techniques sur la base de données (nom, prénom, mail, téléphone, fonction, oeuvre en sélection, etc.)

· Suite au comité de sélection : Planification de l'ensemble des projections

· Mise en place du protocole d'invitation : Choix des membres invités (1 producteur(trice), 1 réalisateur(trice), 1 scénariste, 1 compositeur(trice), 1 comédien(ne)) / Choix de la prise en charge (nombre de nuitées, prise en charge hébergement et/ou transport / choix du type de voyage : avion, train, etc.).

· Prise de contact avec l'ensemble des sociétés de production des films en compétition.

· Récupération des informations des personnes invitées présentes au Festival et mise à jour sur la plateforme des accréditations.

· Validation et réservation des hôtels et titre de transport dans le respect du budget.

· Gestion des imprévus : Invités indisponibles, demande de cession de prise en charge, nécessité de re-planifier une projection, etc.

· Planification des chauffeurs.

· Planification des photocalls.

· Envoi à chaque membre invité ses titres de transport et son courrier récapitulatif de sa prise en charge.

 

Pendant l’événement :

· Accueil des équipes

· Veille au bon déroulé du photocall : Gestion du timing imposé, s'assurer que toute l'équipe de l'oeuvre est bien présente.

· Présentation de l'oeuvre en salles : Réservation de places en salles de projection, gestion du timing imposé pour la présentation de l'oeuvre par l'équipe.

· Cérémonie de clôture : Accueil des équipes une à une et placement en salles.

· Gestion des imprévus : Transport manqué (achat de billets, re-planification du chauffeur, annulation de nuitée(s) si besoin, etc.) / nécessité de re-planifier un photocall / demande d'accréditation supplémentaire / besoin en sécurité / retard sur le photocall entrainant un retard pour le lancement de la projection / etc. 

​

Post événement :

· Bilan.

· Remerciements.

· Re-facturation si nécessaires.

​

​

NOUVEAUTÉ 2018 - Gestion de l'appel à projet de la première édition des Rendez-vous de la Création Francophone